Hoja de Trabajo
Dentro de los procedimientos contables,
al analizar un periodo contable, tan pronto como se terminaron de registrar
todas las transacciones se procedió, primeramente a contabilizar los asientos
de ajuste diario, pasándolos a las cuentas del libro mayor, luego elaborándose un balance de comprobación
ajustado, el cual a su vez, fue utilizado para formular el estado de resultados
y el balance general. Los anteriores se
consideran procedimientos satisfactorios para un negocio pequeño; sin embargo,
una compañía tiene mayor número de cuentas y de la probabilidad de cometer
errores al ajustar las cuentas y en la elaboración de los estados financieros
disminuye si se agrega un paso adicional a los procedimientos contables. Este
nuevo paso lo constituye la elaboración de la hoja de trabajo. La hoja de
trabajo es la herramienta del contador que le permite:
1.
Ajustar
las operaciones antes de registrar los ajustes.
2.
Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por
columnas dependiendo esta distribución del objetivo que persiga: la elaboración
del estado de resultado o del balance general.
3.
Calcula
y prueba la exactitud matemática de la utilidad neta.
La hoja de trabajo es elaborada exclusivamente para uso del contador. No
se la entrega al propietario o al gerente del negocio para el cual labora, sino
que la conserva para él. Generalmente elabora
se elabora a lápiz, 1o que facilita las modificaciones y correcciones
durante su elaboración. Una vez que la termina, el contador la utiliza en la
elaboración del estado de resultados, balance general y para contabilizar los
asientos de ajuste y de cierre.
Elaboración
de una hoja de trabajo
Para un mejor entendimiento de la
elaboración de una hoja de trabajo vamos a ilustrarlo con un ejemplo de una
empresa con pocas cuentas, como puede ser un despacho jurídico.
Durante el mes de julio el despacho
jurídico Edgar Fernández realizó diversas transacciones y al, 31 de julio, después de que estas
transacciones fueron registradas, pero antes de elaborar algún asiento de
ajuste y se pasara al libro de mayor, se elaboró un balance de comprobación que incluye las cuentas del libro mayor con
sus respectivos saldos, tal como aparece en la ilustración I-8.1.
Observe que el balance de comprobación
ilustrado es un balance de comprobación no ajustado. Las cuentas no han sido
ajustadas en lo relativo a renta expirada, artículos consumidos, depreciación,
etc.. Sin embargo, este balance de comprobación no ajustado es el punto de
partida para la elaboración de la hoja de trabajo; de este documento se toman
los saldos de las cuentas y se anotan en las primeras dos columnas de la hoja
de trabajo, destinadas para valores.
Estructura
de la hoja de trabajo
La
hoja de trabajo no tiene una estructura
estándar. El número de columnas dependerá del alcance del trabajo que
deseamos, registrar y analizar.
Ilustración
I-8.1
2.- La hoja de Trabajo ilustrada
Observe que la hoja de trabajo de la
Ilustración I-8.2 tiene cinco pares
de columnas para valores y que las primeras dos columnas se titulan balance de
comprobación. A estas primeras dos
columnas se pasan los saldos de las cuentas que aparecen en la balanza de
comprobación no ajustada del despacho jurídico de Fernández. A veces, durante
la elaboración de una hoja de trabajo, el balance de comprobación se elabora
por primera vez cuando se preparan las primeras dos columnas de la hoja de
trabajo.
Las siguientes dos columnas de la hoja de
trabajo se titulan “ajustes”, los cuales se registran en estas columnas. En la
hoja de trabajo que se muestra en la Ilustración I-8.2 los ajustes son, salvo
con una excepción, los mismos que fueron contabilizados en el diario y pasados
a las cuentas de mayor, antes de la elaboración de los estados financieros. El
último ajuste (e) constituye la única excepción, debido a que los dos ajustes
que afectan a la cuenta de honorarios legales ganados se han
combinado en uno compuesto, ya que ambos originan abonos para la misma cuenta.
Observe que los ajustes que aparecen en
la hoja de trabajo ilustrada pueden identificarse por tener letras comunes.
Después de concluir la hoja de trabajo, una vez que ésta y los estados
financieros se han terminado, se procede a registrar en el diario los asientos
de ajuste para luego pasarlos al mayor. Para tal efecto, es conveniente que los
asientos de ajuste puedan ser identificados mediante alguna letra en la hoja de
trabajo, precisando los abonos que correspondan a los cargos. A continuación
procedemos a dar una explicación del porque de los ajustes que aparecen en la
hoja de trabajo ilustrada:
